Ao agendar uma sessão de vídeo-conferência poderá configurar um conjunto de opções, nomeadamente a forma como os alunos terão acesso à vídeo-conferência.

Poderá escolher uma de três formas de autenticação para participar na sessão:

1) Sem autenticação
2) Com uma password partilhada
3) Com autenticação centralizada (não recomendado, como já foi referido anteriormente)

Se escolher a primeira opção os alunos ou participantes só têm que conhecer a hiperligação da sessão (disponibilizada no final do processo de criação da sala).
Se escolher a segunda opção os alunos terão que conhecer a password para além da hiperligação. Finalmente, se escolher a terceira opção os alunos terão que se autenticar no sistema de autenticação centralizado da escola. Esta opção não é recomendada porque se os alunos tiverem que fazer Sign In para se conectar à aula, muito provavelmente irão consumir uma licença do Colibri/Zoom desnecessariamente (e o número de licenças contratualizadas pela FCCN não é ilimitado). Efetivamente, apenas o host da vídeo-conferência (isto é, o docente que a criou) necessitará de fazer Sign In no Zoom antes do início da aula

Quando voltar a precisar de agendar outra sessão, já tendo o Colibri/Zoom instalado no seu computador pessoal, bastará clicar no atalho entretanto instalado no seu Desktop e utilizar o botão Sign In with SSO, entrando depois as credenciais da Universidade, do ISA e a sua própria (CIISA) tal como indicado no vídeo.

Com a prática é possível que venham a ser dadas mais recomendações nesta página. Para já:
- Se, ao terminar o agendamento da vídeo-conferência, receber uma mensagem de erro do Microsoft Outlook, não é grave porque a vídeo-conferência foi criada (só quer dizer que o calendário do Outlook não foi atualizado e não é obrigatório ter o Microsoft Outlook instalado); para evitar este erro, é suficiente nas opções relativas ao Calendário escolher a opção Outros Calendários (Other Calendars)
- Pode fazer cópia do link com o convite para os alunos na janela de Meetings (para abrir esta janela, clicar em Meetings na barra cinzenta que se encontra na zona superior da janela do Zoom). Depois de efetuar esta cópia com as teclas CTRL+V poderá inserir num e-mail o convite completo (links e password/pin, caso se aplique)
- Sempre que terminar uma aula, deverá fazer Sign Out antes de fechar a janela

Se gravar uma sessão que inclua dados pessoais lembre-se de que todos os requisitos regulamentares se aplicam, incluindo o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD). Apesar da ferramenta ser certificada para cumprir esses requisitos, deve assegurar o cumprimento no que diz respeito à partilha, ao download e ao armazenamento.